מאת דיאנה לברן
רבים מבעלי העסקים ניגשים למכרזים במטרה לפתח את העסק שלהם. כמו כל הליך מהותי בעסק, גם למילוי מכרז יש כללים ומאפיינים בכדי לעשות זאת נכון. ב"יפעת מכרזים" הכינו מדריך מיוחד איך למלא נכון את טפסי המכרז.
אז, הקמתם לפני עסק שייעדתם לו עתיד פנטסטי. הצבתם יעדים, סימנתם מטרות ולשמחתכם, גיליתם שאתם בדרך הנכונה. הצלחתם להגיע לנקודה, שבה אתם כבר מספיק איתנים, כדי לגשת ולנצח במכרזים. השאלה – איך עושים את זה כמו שצריך? זכייה במכרזים יכולה להיות השלב הבא בפיתוח העסק שלכם, שכן, אין ספק שזכייה במכרז משולה להצהרה על מצוינות. עכשיו כל שנותר זה למלא את טפסי המכרז ולהגיש.
אלו הטיפים שלנו – כך תמלאו מכרז:
כתיבה – כתיבה נכונה של מכרז היא פרמטר משמעותי, שכן היא מצביעה, בין היתר, על היכולת שלכם לתת תשומת לב לפרטים, כפי שהלקוח מצפה להם. זכרו שהתוכן, והדרך שבה הוא מוצג, יהוו הסממן הראשון שמאפיין אתכם אל מול עיני הלקוח. לכן חשוב לדאוג להציג את הדברים בצורה נוחה לעין ומדויקת. יש לתת דגש על הנושאים הבאים:
- מלאו את הנחיות המכרז כלשונן בצורה מדויקת.
- הקפידו על שימוש במונחים ובטרמינולוגיה זהה לכתוב במכרז.
- ערבות המכרז תוגש בנוסח זהה לנספח המצורף למכרז.
הליך תקין – מתוקף מהותו של מכרז, יש צורך לשמור על תקינותו של ההליך בכדי שהתחרות תהיה הוגנת. שמירה על המאפיינים האתיים של המכרז הם אחד הדברים החשובים ביותר כדי לשמור על תקינותו. לצורך כך קיימים מספר מאפיינים שקיומם הכרחי הן מצד מגיש ההצעה, והן מצד מפרסם המכרז :
- יש לבצע בדיקת התאמה כספק / קבלן רשום על פי כל הדרישות. בנוסף – יש להוכיח במכרז את עמידתו של הספק בכל תנאי הסף.
- אישורי רו"ח יודפסו על נייר לוגו של רו"ח בצורה מסודרת וברורה.
- תאום הצעות מחיר בין משתתפים אסורה בהחלט!
- הזכות לעיין בטפסי המכרז לפני רכישתם קיימת תמיד, עיון זה עשוי להבהיר את התאמת המכרז לעיסוקכם ולשמש, כמובן, ככלי בקבלת ההחלטה.
- מפרסם המכרז חייב לדווח למשתתפים במכרז על תוצאות המכרז, ולא רק לזוכה עצמו. כלומר, מובטחת לכם מראש הזכות לדעת את תוצאות המכרז – ויהי מה. בנוסף, לכל משתתף יש זכות לעיין בהצעה הזוכה.
תוכן ונראות – הקפידו על כך שכל התכנים הנדרשים מצדכם אכן יופיעו במכרז. חבל שתמצאו עצמכם מפסידים פרנסה בגלל ששכחתם לצרף מסמך זה או אחר. בנוסף, הקפידו על צורת ההגשה! אף אחד לא אוהב למצוא עצמו מנסה לפענח מה כתוב בטקסט או במסמך זה או אחר. דגשים מיוחדים על הנושאים הבאים:
- כל משתתף חייב במתן תשומת לב מיוחדת במרכיבי האיכות, המהווים חלק חשוב ומבדל במבנה המכרז.
- יש להגיש את המכרז בצורה מדויקת ולפי ההנחיות במכרז.
- מומלץ להגיש את ההצעה כשהיא כרוכה ומסודרת.
- יש לחתום על כל מסמכי המכרז והמסמכים המצורפים כנדרש במכרז.
- יש לצרף פרופיל קצר אודות המציע על מנת לחזק את יכולותיו ויתרונותיו.
- יש להקפיד לצרף מסמכים/רישיונות כשהם תקפים למועד הגשת ההצעות.
- יש לצרף ממליצים מתאימים, אשר מכירים את בית העסק וקיבלו שירות איכותי.
מומלץ, כמובן, לעדכן כל ממליץ על צירוף שמו למכרז ולדאוג שיהיה מודע לאפשרות שהוא עשוי לקבל שיחת טלפון במטרה לדלות מידע אודות השירות שקיבל מכם.
דיוק – מעבר לכך שיש הגדרות מדויקות אודות הציפיות מכם בכל הקשור למילוי המכרז, גם למען הרושם הטוב מומלץ להקפיד על דקדקנות, דיוק, חדות, וביצוע משימת ההגשה בצורה הברורה ביותר, ובזמן. דגשים מיוחדים על הנושאים הבאים:
- על הלקוח לעבור בדקדקנות על מפרטי השירותים.
- לא יתקבלו הצעות שיוגשו לאחר המועד האחרון להגשת ההצעות כחלק מתנאי הסף.
- שאלות ההבהרה יעזרו לספק להבין את המכרז טוב יותר.
לסיכום: מילוי מכרז דורש מתן תשומת לב לפרטים. הדבר האחרון שאתם רוצים זה למצוא עצמכם עם סיכוי משמעותי לזכות במכרז ולהחמיץ את הסיכוי הזה בגלל פרטים טכניים. מכרז הוא אכן הליך בירוקרטי אבל האמת היא ש – טוב שכך, זה מה ששומר עליו נקי וטהור מאינטרסים זרים, שכן הנוקשות בהקשר להליך התקין, ההוכחות להצהרותיכם וכו' – הן אלו שתשמורנה על המכרז ככזה המאפשר מתן הזדמנות שווה עבורכם, ועבור המתחרים.
- זכרו: מומלץ בחום רגע לפני הגשת המכרז לבקש מעמית מהמשרד לתת מבט נוסף בכדי לוודא שהכל תקין (עין בוחנת נוספת תמיד יכולה לסייע).
- בנוסף, מומלץ "להגדיל ראש" ובמסגרת המכרז לשאוף להציג ניסיון ויכולות מעבר לנדרש בתנאי הסף וגבוהות ככל הניתן.
- לתשומת לבכם: חברה, המקפידה לדייק בכל התנאים הנדרשים תוך התייחסות להצעה התקציבית ולחלק האיכותי במבנה המכרז בצורה הטובה ביותר, מגדילה את סיכויי הזכייה במכרז.
- חשוב לבדוק כשניגשים למכרז, התאמה לכל תנאי הסף – אי מילוי תנאי באופן מלא יכול לגרום לפסילה.
בהצלחה!
דיאנה לברן
מנכ"לית "יפעת מכרזים", החברה בלשכת המסחר חיפה. "יפעת מכרזים" מציעה שרותי אפיון וליווי מכרז על פי מודל זכייה, שבו הייעוץ והליווי של המכרז הראשון ללא עלות למנויי החברה.
גרסה להדפסה
