במהלך שנותיי כמנכ"ל עשיתי כל מאמץ כדי להיות תחרותי ואף להוביל את השוק, האלטרנטיבה היא, להשתרך מאחור ולהיות במצב של שרידות מתמשכת. קידמתי פעולות רבות לייעול העבודה ובחנתי שיטות ניהול שונות אותן הטמעתי בחברות אותן ניהלתי. אחת השיטות שיצרה אצלי בידול מאוד משמעותי ואף הביאה כפי שכתבתי בהתחלה, לחסכון של 650 אש"ח, היתה שיטת הקאיזן. מטרתה של שיטה זו, הינה שיפור וייעול בפעילות התפעול בחברה. אציין בשלב זה, כי איני מומחה לשיטה, ליוויתי מקרוב את התהליך וכל תיאורי, הינם מתוך חוויה אישית והאפקט שזה יצר עבורי. לכן בחרתי להציג אותה ולשתף אותכם ביעילות שלה ובתוצאות שהושגו.

הבהרה – נתבקשתי לכתוב "טיפ". אני לא קשור לשום חברה שעוסקת בתחום. חשבתי שהנושא עשוי לעניין את הקורא כפי שעניין אותי.

את התהליך יישמתי על החלפת תבניות הזרקה (Setup) במפעל. בסיומו הורדנו את זמן ההחלפה מארבע שעות לפחות משעה. החיסכון היה הן בכוח אדם והן בשעות ייצור של מכונות הזרקה גדולות. מעבר לחיסכון הנ"ל, התקיים תהליך חשיבתי חדש, שגיבש את הצוות שעסק בזה והקרין על שאר הצוותים.

אך טרם השגת המטרות בסוף הדרך, קדם כמובן תהליך שצריך היה להתמודד עם השאלה.

למה לשנות, ככה תמיד עבדנו או, ככה זה עובד 20 שנה???

הקושי מתחיל כאשר רוצים לעשות שינוי. לצאת מתקיעות ולהתחיל להגדיר מטרות לעתיד, ברגע הראשון, אנו חווים מחסום חשיבתי (בלאק-אאוט), עומס, מועקה, ייאוש או סתם עייפות ואז מחליטים לדחות למחר.

מה בעצם קורה לנו?

ברגע שהתחלנו לחשוב על המטרות הגדולות שלנו, או על השינוי שאנו רוצים לעשות, צצות מחשבות קטנות, מהירות, חמקניות שמשפיעות עלינו (חשיבה לא מודעת). מקור המחשבות בפחדים, אמונות על עצמנו ועל העולם, כישלונות העבר, סיפורים על קושי של אחרים בניסיון להשיג מטרות דומות וכו' – כל אלה יכולים לצוף ולהציף (רגשית) בעת ניסיון להפוך חלומות שלנו למטרות. שכן, בניגוד לחלום, מטרות הן משהו שאנחנו מתחייבים בפני עצמנו לפעול על מנת להשיג – וזה כבר יכול להיות מפחיד.

"שינוי אינו מתחולל ללא גרימת אי נוחיות, אפילו אם השינוי הוא מרע לטוב" – ריצ'ארד הוקר

שיטת קאיזן מבוססת על עיקרון של הצבת יעדים קטנטנים, עד כדי אבסורדיים בכדי לעקוף את מנגנון ההישרדות של המוח. 

לדוגמא, לרוב האנשים קשה להתמודד עם המחשבה שנבצע כול יום פעילות גופנית אירובית במשך שעה ולכן מתחמקים בתירוצים שונים. אבל יגידו לנו לבצע פעילות של דקה ביום, זה יהיה קל לביצוע.

לא חייבים "לעשות מהפך", "פריצת דרך משמעותית", להפוך ל"אדם חדש" או "לשנות את חיינו מקצה לקצה. לא חייבים להגדיר מטרות ל- 10 שנים הבאות או להגדיר מטרות בכל תחומי החיים כבר בהתחלה.

כתרגול, התחילו בהגדרת מטרה אחת קטנה, אפילו לטווח הקצר, בתחום העיסוק שלכם או החיים שלכם.

ההצלחה שבהשגת המטרה כבר תעצים אתכם ותבנה את המוטיבציה להמשיך ולהגדיר מטרות גדולות יותר בהדרגה, ובתחומי חיים נוספים.

שיפור מתמיד – Kai-zen

כללית, קאיזן היא גישה לשיפור פעולתם של מפעלים, שפותחה ביפן לאחר מלחמת העולם השנייה.

הקאיזן מיועד לשיפור מתמיד של סביבת העבודה ותהליכי הייצור, זאת בעזרת העקרונות הבאים:

• עבודה על פי דרישת הלקוח.
• Mudda – מודה – הוצאה אל מחוץ לתהליך של כל גורם בזבזני- פעולות המגדילות עלות, אך לא מנפקות תועלת. כל מה שהלקוח אינו מעוניין לשלם עליו, מכיוון שאינו נותן ערך מוסף. במילים אחרות, מה שלא תורם מפריע.
• אספקה שוטפת (Just In Time) של חומרי הגלם .
• ספגטי – המרחק בין נקודות העבודה. על פי תפישת הקאיזן, כל קילומטר הליכה מתוזמן בשעה וחצי – כלומר, מרחק (הליכה מיותרת) הוא מודה בהגדרה.

לדוגמה – כל הציוד הנדרש לביצוע העבודה (מפתחות ייעודיים, צינור אוויר וכו') נמצא תמיד ליד המכונה ובהישג ידו של העובד וכך, הוא לא הולך לחפש את מה שחסר לו ונחסך הרבה זמן. 

• סטנדרטיזציה של תהליכים.

לדוגמה – כאשר מתוכנן לבצע Setup למכונה, יש להכין לפני סיום הייצור את כול הנדרש ליד המכונה ורק אז, מפרקים את הקיים ומתקינים מיד את הציוד החדש. רק לאחר תחילת עבודת המכונה, מטפלים בציוד שהוחלף. 

• סביבה תומכת תהליך – לרוב בעזרת ה-5S–  הכוללת התאמה של כלי העבודה לעובד, התאמת שטח העבודה לתהליך המבוצע ועוד. משמעת ה – 5S דורשת לפנות חפצים אשר לא נמצאים בשימוש.
• מיון Sort- – מתייחס להרגלי המיון של הכלים, החומרים, המסמכים וכו' באזורי העבודה, ושמירה רק על הפריטים החיוניים. כל שאר הפריטים מאוחסנים או נזרקים. פעולות אלו מובילות לכך שיהיו פחות גורמי סיכון ופחות אי סדר שיכולים להפריע ליצרניות העבודה.
• ארגון– Straighten – מתמקד בצורך לאזור עבודה מאורגן. כלי עבודה, ציוד וחומרים חייבים להיות מסודרים באופן שיטתי על מנת לאפשר את הגישה הקלה והיעילה ביותר. צריך להיות מקום לכל דבר וכל דבר צריך להיות במקומו.
• ניקיון Shine– – מציין את הצורך לשמור על אזור העבודה נקי בנוסף על הסדר. ניקיון בחברות יפניות הוא פעילות יומיומית. בסיום כל משמרת, אזור העבודה מנוקה והכל מוחזר למקומו.
• אחידות– Standardize – מאפשר שליטה והמשכיות. ניהול משק בית בסיסי מיושם בכל מקום במפעל. כולם מכירים את תחומי האחריות שלהם. חובות משק הבית הן חלק משגרת העבודה הרגילה.
• המשכיות– Sustain – מתייחס לשמירה על סטנדרטים ושמירה על המתקן בטוח ומסודר ביעילות, יום אחר יום, שנה אחר שנה.

אז איך להתחיל כבר עכשיו?

שאלו את עצמכם באיזה דבר קטן ביותר תוכלו לשפר את העבודה או סביבת העבודה או בחיים שלכם? אין מטרה קטנה מדי.

הנה כמה רעיונות למטרות קטנות:

• לסדר כול יום מגירה אחת בפינת העבודה.
• לקרוא דף אחד (או אפילו פסקה אחת) בספר שרציתם לקרוא , אבל אף פעם "אין זמן" .
• להתקשר לחבר או קרוב משפחה אחד ולשאול מה נשמע?
• להגיד תודה לבן/בת הזוג שלי על משהו קטן.
• להגיד "כל הכבוד" על משהו קטן לכל אחד מהילדים.

תהליך ביצוע אירועי קאיזן

אירועי קאיזן הם דרך להאצת שיפורים בתפוקת העובדים, המסייעת להנהלה, למצוא שיטות חדשות, שהפעלתן תביא לחיסכון משמעותי במקום ובזמן ולשיפור משמעותי בתפוקת העובדים.

אירועי קאיזן חשובים משום שהם מניבים תשואה גבוהה ביחס להשקעה, מבחינת משאבים כספיים ואנושיים כאחד. הם יכולים לשחרר ”צווארי- בקבוק“, שסילוקם עשוי לפעמים לחסוך את הצורך בהשקעות גדולות בציוד. התוצאה היא שיפור באיכות, קיצור לוחות זמנים והורדת עלויות.

מטרת ביצוע אירועי הקאיזן הינה, להשיג שיפור משמעותי בתהליך העבודה בפרק זמן קצר וקצוב וביטול הבזבוז, ע"י הורדת הפעילויות שלא נותנות ערך ללקוח ולמפעל. הצלחת האירוע נמדדת בשיפור כמותי של הביצועים כגון הורדת עלויות, קיצור זמן אספקה ללקוח, הגדלת איכות, קיצור זמן מחזור וכו'.

לסיכום – בהשקעה לא גדולה של כסף וזמן, הצלחנו לקצר משמעותית את זמן החלפת התבניות במכונה. במפעל אחר, הצליחו להוריד את זמן הספקת המוצר ללקוח משלושה שבועות לשבוע. יש הרבה דרכים להתייעלות מפעלית, זאת אחת מהן.

נעם לנדאו

מחברת "נעם שירותי ניהול" יועץ הלשכה בנושא השקעות בעסקים, מיזוגים ורכישות ואיתור שותפים.