מאת גיא ודן שורק

מגפת הקורונה פוגעת קשות במהלך החיים והעבודה התקינים של כולנו, ובפרט בעסקים, שאין להם הפריבילגיה לעצור הכל ולשבת בחיבוק ידיים עד יעבור זעם. גם בזמנים כאלה חייבים למצוא פתרונות מקוריים ויצירתיים על מנת שהעסק ימשיך לעבוד ולשמר את הפעילות העסקית ככל האפשר.

ולא רק הקורונה, גם אירועים ביטחוניים עלולים להרחיק אותנו ואת העובדים מהמשרד לתקופות ארוכות, וכך לפעמים גם סתם העדרויות ממושכות כגון מחלה ארוכה או חופשה. אנחנו נעדרים אבל צריכים להשאר נגישים וקרובים לעסק.

אחת הדרכים להמשיך בפעילות היא עבודה מרחוק או עבודה מהבית, לפחות באותם מקרים בהם לא נדרשת נוכחות פיזית מול מכונה, במחסן או במעבדה (אם כי גם לכך יש פתרונות). הרי שלמעט שימוש במכשור או ציוד או מלאי שנמצא פיזית במקום העבודה, מה עוד עושים ביום עבודה טיפוסי? ביום עבודה אנחנו מקיימים שיחות, פגישות, ישיבות, עובדים מול תוכנות יעודיות או מסחריות, מעדכנים מסמכים. לכל אלה יש פתרונות עבודה מרחוק נוחים וזמינים.

אחד האתגרים הראשונים בעבודה מהבית הוא כמובן התקשורת הבין-אישית עם העובדים, הספקים והלקוחות. העבודה הופכת למסורבלת כאשר צריך לשתף מסמך או לתאר מהלך עבודה בשיחת טלפון או בתכתובת דוא"ל, להסביר איפה התקלה ברגע נתון, לשתף תכנית עבודה או אפילו לזמן פגישה ולוודא שכולם נוכחים וקשובים בה.

שיפורים וחידושים טכנולוגיים שממשיכים לתפוס תאוצה בשנים האחרונות מביאים פתרונות נוחים ויצירתיים המאפשרים עבודה רציפה ותקינה. פתרונות אלה מיושמים בצורת אפליקציות ושירותים שונים לעבודה מרחוק ומציעים סל פתרונות עשיר, נוח לתפעול ובמחירים שווים לכל נפש.

דוגמאות, מהקל אל הכבד:

כמובן שניתן כיום להתחבר אל הדוא"ל של מקום העבודה מכל מקום, גם ללא נוכחות במשרד.

תוכנות מסחריות כגון הנהלת חשבונות, CRM (מכירות ושירות לקוחות), מלאי, ERP, משכורות ועוד – ברוב המקרים מאפשרות גישה דרך האינטרנט.

את כל מסמכי העסק ניתן לשמור "בענן" כך שיהיו נגישים מכל מקום, ורק על ידי מי שמורשה לגשת אליהם. הענן הוא שם שיווקי למערכות לשמירת תוכנות, תיקיות ומסמכים פרטיים על שרתים מסחריים, וגישה אליהם דרך האינטרנט. היישום פשוט, העלויות נמוכות והמידע מאובטח ברמה גבוהה הרבה יותר מרמת האבטחה שעסק יכול ליישם בעצמו.

ולא רק מסמכים, ניתן להעביר גם תוכנות יעודיות של המפעל או העסק אל הענן, ולהרוויח "על הדרך" נגישות ואבטחה ולחסוך את הקמתם של שרתים מקומיים ותחזוקתם.

קיימות היום מערכות תוכנה ואפליקציות המאפשרות לשתף מידע ומסמכים, לקיים פגישות וידאו או שמע, להקים "חדרי עבודה" וירטואליים ואפילו לעבוד יחד על מסמך משותף. ניתן לשתף את מסך העבודה במהלך פגישה און-ליין, לשמוע הערות ולתקן במקום – ממש כמו בפגישה פנים מול פנים. איכות התקשורת, הווידאו והמצלמות במחשב אישי ממוצע מבטיחות חוויית שיחה ווידאו מעולות וכמעט מגשרות על העדר המפגש האישי שכל כך חשוב לנו בדרך כלל.

מספר דוגמאות לכלי עבודה ממוחשבים מסחריים לעבודה מרחוק, שניתנים להתקנה והפעלה באופן מיידי:

שיתוף מסמכים על גבי הענן: תוכנות Dropbox Google Drive

שימוש בתוכנות עריכת מסמכים, גיליונות אקסל, מצגות וכדומה: גוגל, Office 365 של מייקרוסופט (חבילת יישומים עשירה הכוללת איחסון בענן, וורד, אקסל, דוא"ל ועוד ועוד, לכל עובד בחברה).

"חדרי פגישות" וירטואליים וקבוצות עבודה ממוחשבות:

Microsoft Teams הנכללת בחבילת Office365, ומאפשרת יצירת ערוצי תוכן, קיום פגישות וידאו דרך המחשב האישי והקלטתן, שיתוף קבצים, שיתוף מסך עבודה וצ'אט עם עובדי החברה או מוזמנים אחרים (לקוחות, ספקים) בצורה פשוטה ומהירה.

Zoom – אפליקציה ליצירת פגישות וירטואליות, "וובינר" – סמינר המועבר דרך הרשת, פגישות ועידה עסקיות וכדומה. ניתן להתחבר דרך הסלולרי והטאבלט.

ולמתקדמים, ניתן ליישם פתרונות ייעודיים לבקרה וניהול ציוד, מכשור, מחסנים ומשרדי העסק גם מרחוק, בעזרתה של פלטפורמת ענן שהקמנו, בשם AuroraViewIoT. המערכת מקנה יכולות שליטה וניטור ממוחשבים בנכסי החברה – באמצעות טכנולוגיית הIoT שבעזרתה ניתן לשמור על מעקב רציף ואפילו יעיל יותר בנכסי החברה, לבקר אותם ולקבל התרעות על חריגות או סכנות.

אין ספק שעבודה בחלל אחד משותף היא האפשרות הטבעית והנוחה בדרך כלל, אבל באותם מקרים או תקופות המחייבים ריחוק מהמשרד, או תקשורת עם סניפים, לקוחות ושותפים מרוחקים, ניתן בהחלט להמשיך ולקיים פעילות עסקית ואפילו לקדם את העסק בעזרת הפתרונות הטכנולוגיים לעבודה מרחוק.

זאת ועוד, לעבודה מרחוק ושליטה בעסק דרך טכנולוגיות ביזור ותקשורת יש לעיתים יתרונות, כגון "התקרבות" לקהל לקוחות רחב יותר. פתאום פגישה עם לקוחות באירופה, ספקים בארה"ב או אפילו המשרד בבאר שבע נראית פשוטה ממש כמו פגישה עם העמיתים מהחדר הסמוך.

דווקא עכשיו, כשפעילות העסקים נפגעת באופן כל כך משמעותי, אפשר להתחיל ליישם ולהנות מהיכולות והטכנולוגיות במהירות ובעלויות זעירות. זוהי הזדמנות לצמצם נזקים ואפילו להזניק את העסק קדימה, בלחיצת כפתור. רחוק אבל קרוב.

אז איך מתחילים? מתייעצים, מתחילים בקטן ומגדילים פעילות לפי הצורך. פנו אל יועץ מחשוב המתמחה בתחום.

גיא ודן שורק

דן שורק הנו הבעלים של חברת אורורה ויו, העוסקת בפרויקטים של תוכנה ובייעוץ.